Riskhantering

Uppsalahem arbetar aktivt med riskhantering. Att förstå vilka risker som finns i vår verksamhet och vad de kan få för konsekvenser om de skulle inträffa är mycket viktigt för att säkerställa att vi kan erbjuda trygga boenden och en bra vardag för våra medarbetare.

Väsentliga risker

För att identifiera de väsentliga riskerna görs en företagsövergripande riskanalys där riskerna klassificeras utifrån sannolikhet och konsekvens. De risker som får högst riskklassificering sammanställs i internkontrollplanen. Internkontrollplanen uppdateras årligen och innehåller identifierade risker, kontrollaktiviteter och ansvar för dessa. Internkontrollplanen följs upp tre gånger per år i samband med uppföljning av affärsplanen och det ekonomiska utfallet. För var och en av riskerna i internkontrollplanen finns en framtagen handlingsplan eller direktiv om att upprätta en handlingsplan, för att reducera eller eliminera riskerna samt ansvariga för dessa åtgärder. 

UTVECKLING AV INTERNKONTROLL

Under hösten 2020 och våren 2021 genomförde bolaget en större genomgång av riskarbetet med en förnyad bedömning av bolagets risker. Risker identifierades och värderades i workshops med ledningsgruppen, vilket har skapat en ökad samsyn kring de olika risker som bolaget står inför. En större genomgång av risker görs ungefär vart tredje år, däremellan görs en översiktlig översyn.

ALLMÄNNYTTIG AKTÖR PÅ BOSTADSMARKNADEN

Uppsalahems kärnverksamhet är att erbjuda hyresbostäder till Uppsalas invånare. Om Uppsalahem inte erbjuder ett boende som hyresgästerna finner attraktivt, finns risk att vi får en högre omflyttning och ökade vakanser som negativt påverkar företagets ekonomi. I förlängningen innebär det en risk för negativ påverkan på vår lönsamhet, och därmed på vår förmåga att underhålla våra bostäder och producera nya bostäder. På sikt kan detta innebära att det inte finns en konkurrenskraftig allmännyttig aktör i Uppsala, som bidrar till en hållbar samhällsutveckling och balanserar utbudet från den privata bostadsmarknaden.

Uppsalahem arbetar tätt ihop med kommunen för att följa stadens utveckling och bostadsbehov, och söker alternativa vägar för att erbjuda prisrimliga bostäder.  

HÅLLBARHETSRISKER: RISK & KONSEKVENS

Operativa miljörisker

  • Miljörisker direkt relaterade till Uppsalahems verksamhet, t.ex. risk för stor miljöskada genom felaktig hantering eller användning av miljöfarliga ämnen. Det kan leda till böter och sanktionsavgifter, negativ påverkan på varumärket och försämrat anseende, saneringskostnader och skador på miljö och natur.
  • Risk för att det byggs in miljö- och hälsofarliga ämnen i våra fastigheter vid nyproduktion, renovering och underhåll, vilket kan leda till hälsorisker för våra hyresgäster.
  • Pris och tillgänglighet på miljösmarta material och resurser, såsom energi, kan variera och utgöra en risk för ökade kostnader för anskaffning.

Hantering

  • Mål att all nyproduktion ska miljöcertifieras eller följa nivån för certifiering. Mindre avsteg kan göras vid särskilda skäl. 
  • Miljökrav i upphandling.
  • Kontinuerlig lagbevakning.
  • Fokus på effektiv resursanvändning i förvaltningen gällande både material och energi.
  • Egen produktion av förnybar energi.
  • ISO14001-certifierat miljöledningssystem.

Konsekvenser av klimatförändringarna

  • Ökad förekomst av extremväder med t.ex. skyfall och högre temperaturer kan orsaka översvämning i våra fastigheter vilket leder till materiella skador och utmaningar att hålla en adekvat inomhustemperatur.
  • Torka och vattenbrist under sommarmånaderna kan leda till färskvattenbrist.

Hantering

  • Delaktiga i kommunens arbete och följer länsstyrelsen i Uppsala läns arbete med klimatanpassning.
  • Intern handlingsplan för klimatanpassning.
  • Identifiering och åtgärder för områden/hus som är extra utsatta för risk för översvämning.
  • Utvärdering av klimatrisk vid investeringanalys.

Korruption och brott mot LOU eller avtal

  • Risk för korruption och att personal utsätts för eller utövar otillbörlig påverkan, kan leda till att varumärke och förtroende skadas samt ekonomisk förlust.
  • Det finns risk att göra fel vid upphandling som leder till att inköp görs vid sidan av upphandlade ramavtal eller entreprenörer. Detta kan leda till felaktig leverans, lagbrott, skadeståndskrav och försämrat anseende. 
  • Leverantörer som bryter mot uppförandekoden innebär en risk för att korruption och otillbörliga förmåner förekommer i vår leverantörskedja. 

Hantering

  • Utbildning av personal och chefer i vår uppförandekod, inköp enligt LOU, hantering av mutor och anti-korruption.
  • Stickprovskontroller och översyn över attesträtt och avtalsägare.
  • Uppförandekod ingår som kontraktshandling i upphandling och hänvisar till IMM:s Näringslivskod och ÖMK.

Bristfällig kravställning och efterlevnad
av hållbarhetskrav i upphandling

  • Hållbarhetskrav ställs inte enligt gällande rutin i upphandlingar, vilket innebär en risk för att vi inte har möjlighet att kontrollera efterlevnad av våra hållbarhetskrav. 
  • Ställda hållbarhetskrav i upphandling efterlevs ej, vilket innebär en risk för att brott mot internationella konventioner och våra krav gällande mänskliga rättigheter, arbetsmiljö och miljö förekommer i leverantörskedjan.
  • Komplexa och långa leverantörskedjor innebär en utmaning gällande efterlevnadskon-troll för produktion av material och personalförhållanden, vilket innebär en risk att vi köper 

Hantering

  • Kravställning i upphandling gällande mänskliga rättigheter, arbetsmiljö och miljö.
  • Årliga leverantörsrevisioner av leverantörer med störst inköpvolym och påverkan på hållbarhetsaspekter. 
  • Följer Uppsala kommuns riktlinje och policy för upphandling.

Sociala förhållanden

  • En ökad otrygghet i staden och utanförskap kan leda till ökad segregation, ökad otrygghet och minskad kundnöjdhet, vilket riskerar att minska trivseln för våra hyresgäster och andra boende i våra områden. 
  • Oriktiga hyresförhållanden riskerar att leda till både osäkra boendeförhållanden för den som bor otillåtet och ökad förekomst av störningar och otrygghet för grannar. 

Hantering

  • Löpande mätning av hyresgästernas upplevda trygg-het och kundnöjdhet för att identifiera var insatser behövs.
  • Proaktiv samverkan med att öka tryggheten i staden.
  • Aktivt arbete med att motverka otillåten andrahandsuthyrning och oriktiga hyresförhållanden.

Personal

  • Försämrad psykosocial arbetsmiljö på grund av ökad social oro i Uppsala eller att medarbetare utsättas för diskriminering, kränkande behandling eller hot och våld.
  • Risker inom arbetsmiljö både internt och i entreprenad- och underhållsprojekt kan leda till skador och allvarlig arbetsplatsolycka för egen eller kontrakterad personal.
  • Minskad attraktivitet som arbetsgivare leder till att Uppsalahem inte lyckas behålla och rekrytera kompetent personal. Detta riskerar att negativt påverka företagets möjlighet att uppfylla övriga mål.

Hantering

  • Utbildningar inom hot och våld genomförs kontinuerligt.
  • Arbetsmiljöplan upprättas i alla byggprojekt.
  • Kvartalsvisa möten med skyddskommitté gällande internt arbetsmiljöarbete.
  • Utbildningar för personal som arbetar med arbetsuppgifter som kan medföra hälsofara.
  • Hälsokontroller för personal.
  • Kompetensförsörjningsplan och ledarskapsutvecklingsprogram.
  • Aktivt arbete med arbetsmarknadsinsatser och samarbete med utbildningsorgan i regionen.